Por qué falla la gestión tradicional de proyectos: claves para el éxito

La gestión tradicional de proyectos en la industria de la Arquitectura, la Ingeniería y la Construcción (AEC) ha demostrado ser ineficiente. Otras industrias como la del automóvil, adoptaron las nuevas filosofías de producción y gestión a finales de los años 80, y a continuación le siguieron los fabricantes del resto de industrias, incluso sectores como los tecnológicos y de servicios.

Sin embargo, la industria AEC ha permanecido anclada durante décadas en los mismos sistemas de gestión. Diferentes estudios publicados durante las 2 últimas décadas sitúan a la industria AEC en los últimos puestos del ranking en términos de productividad, eficiencia, calidad, seguridad o el uso de nuevas tecnologías.

Algunas de las causas típicas por las cuales fallan los proyectos

• Diseños incompletos, poco analizados y detallados.

• Falta de sistemas de medición de rendimiento, no solo los relativos al tiempo, costes, productividad y calidad, sino también los centrados en la satisfacción del cliente.

• Falta de coordinación entre los diferentes actores.

• Uso de métodos obsoletos en la planificación, control y gestión de la producción que provocan el incumplimiento sistemático de los plazos.

• Contratos basados en la confrontación, la desconfianza mutua y falta de transparencia entre las partes que participan en todo el proceso, empujando el riesgo hacia abajo en la cadena de suministro. Equipos de trabajo fragmentados tanto en fase de diseño como de fabricación y construcción, fuertemente jerarquizados, que generan una guerra de intereses entre las partes involucradas, atentando contra el trabajo en equipo y la cooperación.

• La participación de los diferentes actores en el proceso de diseño y construcción sucede en tiempos diferentes sin espacios para la colaboración. Esta organización obstaculiza la comunicación y alarga el proceso de detección de problemas.

• Se fomenta el esfuerzo unilateral y el éxito del proyecto se diluye entre los intereses personales de cada parte.

• Se trabaja en silos aislados, lo que provoca problemas debidos a la falta de comunicación eficaz entre los miembros del equipo de diseño-fabricación-construcción.

• No hay aprendizaje sistemático y las curvas de aprendizaje son muy largas. Las ideas y mejoras se pierden de un proyecto al siguiente o se retienen en porcentajes muy bajos.

Factores de éxito

Lean Construction Management proporciona un enfoque diferente e innovador que trata de maximizar la entrega de valor y la eficiencia en todas las fases del proyecto. Los factores de éxito se pueden agrupar en 4 grandes áreas:

1. El modelo contractual

Modelos de contratación basados en la colaboración y la confianza. Se utilizan objetivos de coste, planificación y entrega de valor al cliente como criterios primarios de diseño desde el principio, utilizando feedback constante entre las decisiones de diseño y los resultados de coste en lugar de esperar hasta el final de la fase de diseño para hacer una estimación del coste. No se diseña en silos de forma unilateral, sino que se establecen las directrices para las que se diseña y se hace partícipe en la toma de decisiones a todo aquel que vaya a formar parte del proceso de diseño, fabricación, construcción, uso y mantenimiento.

2. El sistema de gestión de proyectos

Se requiere una gestión basada en un fuerte liderazgo y no en el tradicional enfoque de mando y control. Uso de técnicas de planificación colaborativa. Se planifica diseño, fabricación y construcción como un proceso. El sistema de gestión requiere de una estructura de equipo integrada.

3. Estrategias de tipo social

El nuevo sistema requiere una participación temprana de los actores clave. Toma de decisiones colaborativa y consensuada. Se eliminan las barreras de comunicación y estructurales. Se comparte la información en servidores comunes. Aprendiendo a trabajar con información incompleta.

4. Innovación, aprendizaje y uso de las tecnologías apropiadas

Uso apropiado de las nuevas tecnologías, al servicio de la gente y que simplifiquen los procesos. Se fomenta la innovación y la mejora continua. Para ello se usan herramientas como el Last Planner System, que involucran a todo el equipo y contribuyen a reducir las curvas de aprendizaje. Se fomenta la estandarización de procesos y la medición y análisis de indicadores clave de rendimiento. Uso de tecnologías y metodologías como el BIM, Entornos Comunes de datos, Aplicaciones online de comunicación y trabajo en equipo, o la Gestión inteligente de datos, entre otras. La industria AEC se enfrenta a grandes desafíos y cambios que sucederán a un ritmo cada vez más rápido, y aquellas empresas que no se adapten a estos cambios quedarán fuera de la competición, al menos para un alto porcentaje de proyectos que cada vez demandan más el uso de las nuevas tecnologías y los nuevos sistemas de gestión. Autor del artículo: Juan Felipe Pons Achell, Director del Máster Internacional en Construction Project Management de Zigurat.